[地方][天津]天津市關(guān)于規(guī)范我市政府采購檔案管理工作的通知

津財采〔2010〕18號

各市級預(yù)算單位、各區(qū)縣財政局、各政府采購代理機(jī)構(gòu)：

為加強(qiáng)和規(guī)范政府采購當(dāng)事人政府采購檔案管理工作，有效保護(hù)和合理利用政府采購檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定，現(xiàn)就規(guī)范我市政府采購檔案管理工作的有關(guān)事項通知如下：

　　一、總體要求

1.政府采購檔案是指在政府采購活動中形成的具有考查、利用和保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式（載體）的歷史記錄，是反映政府采購當(dāng)事人依法管理和實(shí)施政府采購活動的重要憑據(jù)。因此，政府采購各方當(dāng)事人應(yīng)對政府采購檔案管理工作給予高度重視。

2.政府采購監(jiān)督管理部門、采購人和采購代理機(jī)構(gòu)在管理和實(shí)施政府采購活動中形成的歷史記錄，都應(yīng)歸入政府采購檔案管理，并保證檔案資料的真實(shí)性、完整性和有效性，不得偽造、變造、隱匿或者擅自銷毀。

3.政府采購檔案歸檔實(shí)行“誰組織、誰負(fù)責(zé)”的原則。政府采購監(jiān)督管理部門、采購人和采購代理機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)政府采購檔案管理，依法做好政府采購檔案歸集、整理、保管、使用和銷毀工作，確保政府采購檔案的安全完整和合理利用。

4.政府采購監(jiān)督管理部門負(fù)責(zé)同級政府采購檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，并接受同級檔案行政管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　二、政府采購檔案的內(nèi)容和范圍

政府采購檔案應(yīng)包括各種采購方式所形成的歷史記錄。具體內(nèi)容包括但不限于：

1.政府采購管理文件。包括政府采購立項、預(yù)算及批復(fù)文件、政府采購計劃及審核等相關(guān)文件、核準(zhǔn)采購進(jìn)口產(chǎn)品的相關(guān)文件、非公開招標(biāo)采購方式的申請及審批文件、政府采購方式變更的申請及審批文件、自行組織采購的申請及批復(fù)文件。

2.政府采購實(shí)施前期準(zhǔn)備文件。包括委托代理采購協(xié)議書；采購文件及采購人確認(rèn)記錄；采購公告、資格預(yù)審公告及其變更事項記錄（包括公告媒體上的原件及下載記錄等）；專家咨詢論證會記錄；采購文件網(wǎng)上征求意見相關(guān)書函；獲取采購文件或資格預(yù)審文件的供應(yīng)商名單登記表；已發(fā)出采購文件或資格預(yù)審文件的澄清、修改說明和答疑記錄；供應(yīng)商資格審查情況記錄；評審專家抽取情況記錄；庫外專家使用備案文件。

3.政府采購開標(biāo)（含談判、詢價等方式）文件。包括供應(yīng)商簽到情況及遞交采購文件情況記錄；在遞交采購文件截止前供應(yīng)商對遞交的采購文件進(jìn)行補(bǔ)充、修改或撤回的記錄；采購項目所需樣品送達(dá)記錄；接受供應(yīng)商投標(biāo)（談判、詢價等）情況記錄；開標(biāo)情況一覽表；開標(biāo)（談判、詢價等）過程中有關(guān)記錄；項目廢除、中止或終止的情況記錄；其它需要記載的事項。

4.政府采購評審文件。包括評審專家簽到表及現(xiàn)場監(jiān)督人員簽到表；采購人代表簽到表及授權(quán)委托書；評審專家評審工作底稿等評審過程記錄；供應(yīng)商書面澄清記錄；談判、詢價等采購方式供應(yīng)商歷次應(yīng)答及報價記錄；評審報告（包括無效供應(yīng)商名單及說明、中標(biāo)（成交）候選供應(yīng)商名單及說明）；經(jīng)監(jiān)督人員簽字的現(xiàn)場監(jiān)督審查記錄；評審過程中其它需要記載的事項。

5.政府采購中標(biāo)（成交）文件。包括采購人對采購結(jié)果的確認(rèn)意見；采購結(jié)果公告（公示）記錄（包括公告媒體上的原件及下載記錄等）；中標(biāo)（成交）通知書；中標(biāo)（成交）供應(yīng)商的投標(biāo)（談判、詢價等）文件及相關(guān)承諾文件；非中標(biāo)（成交）供應(yīng)商的投標(biāo)（談判、詢價等）文件及相關(guān)承諾文件；與中標(biāo)（成交）相關(guān)的其它文件資料。

6.政府采購合同、驗收及結(jié)算文件。包括政府采購合同及依法補(bǔ)充、修改、中止或終止等文件和相關(guān)記錄；項目驗收記錄（包括項目基本情況、參與驗收人員基本情況、驗收過程記錄等）；經(jīng)驗收人員評價并簽字的項目質(zhì)量驗收單（或驗收報告）等相關(guān)資料；其他驗收文件；發(fā)票復(fù)印件及支付憑證復(fù)印件或相關(guān)的付款說明。

7.其他文件。包括供應(yīng)商質(zhì)疑材料、處理過程記錄及答復(fù)；供應(yīng)商投訴書、投訴處理有關(guān)記錄、投訴處理決定及文書送達(dá)回執(zhí)等；供應(yīng)商合同履約及售后情況記錄；采購過程中產(chǎn)生的音像資料；其他需要存檔的資料。

　　三、政府采購檔案收集、整理和保管要求

1.政府采購監(jiān)督管理部門、采購人和采購代理機(jī)構(gòu)要指定專人負(fù)責(zé)政府采購檔案的管理并建立崗位責(zé)任制度。

2.政府采購合同簽訂后三個月內(nèi)或項目竣工驗收后一個月內(nèi)，由項目經(jīng)辦人或責(zé)任人將該采購項目的所有文件材料進(jìn)行收集整理后移交檔案管理人員歸檔。

3.政府采購檔案歸檔要求：

（1）政府采購檔案采用“年度項目編號”的方法排列和編組，一個項目一盒或數(shù)盒，跨年度的政府采購項目檔案歸入采購行為完成年。

（2）盒內(nèi)項目內(nèi)容齊全完整，規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，檔案材料按照政府采購工作流程的順序排列，依次為政府采購管理文件、政府采購實(shí)施前期準(zhǔn)備文件、政府采購開標(biāo)（談判、詢價等）文件、政府采購評審文件、政府采購中標(biāo)（成交）文件、政府采購合同、驗收及結(jié)算文件和其他文件。

（3）檔案材料簽名、印鑒手續(xù)齊全，必須是原始件的，不可用復(fù)印件替代。

（4）檔案材料應(yīng)逐件編號，并按檔案目錄樣本填入目錄。

（5）檔案文件、資料應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)A4紙記錄和打印，工程項目的設(shè)計圖紙可根據(jù)具體情況確定，大于A4紙的，應(yīng)折疊成A4紙大小歸檔。

（6）檔案裝具應(yīng)使用無酸卷皮卷盒。

（7）檔案收集、整理和保管應(yīng)符合國家有關(guān)檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，便于保管和利用。

4.檔案管理人員應(yīng)按照歸檔內(nèi)容要求，負(fù)責(zé)接收、歸檔、裝訂、編制目錄、填寫備考表并保證政府采購檔案的標(biāo)識清晰有效，確保政府采購檔案安全保管、存放有序、查閱方便。

5.政府采購檔案保管期限為從立卷的第一天算起至少十五年。未中標(biāo)（成交）供應(yīng)商的投標(biāo)（談判、詢價）文件及相關(guān)資料由采購代理機(jī)構(gòu)從采購結(jié)束之日起保存五年。

6.政府采購檔案應(yīng)妥善保管，并保證貯存場所的存放安全，做好防蟲、防塵、防潮、防火、防盜、防鼠等工作。

　　四、政府采購檔案的使用、移交和銷毀要求

1.各單位要建立健全政府采購檔案查（借）閱登記制度，妥善管理，合理使用。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、復(fù)印或借出政府采購檔案。

2.檔案使用者應(yīng)對檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，不得傳播、污損、涂改、轉(zhuǎn)借、拆封或抽換。

3.政府采購檔案管理人員發(fā)生變更時，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。采購人或采購代理機(jī)構(gòu)因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，應(yīng)將在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的政府采購檔案按檔案管理的有關(guān)規(guī)定移交相關(guān)部門；機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和社會團(tuán)體應(yīng)移交上級主管部門，社會代理機(jī)構(gòu)應(yīng)移交同級政府采購管理部門。

4.保管期滿的政府采購檔案，應(yīng)按照檔案法及檔案主管部門規(guī)定的程序和手續(xù)進(jìn)行銷毀。

　　五、監(jiān)督檢查

政府采購監(jiān)督管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對政府采購檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。采購人和采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極配合政府采購監(jiān)督管理部門對其政府采購檔案的監(jiān)督檢查。

單位或個人在政府采購檔案管理工作中有違反《中華人民政府采購法》、《天津市檔案管理條例》等法律法規(guī)規(guī)定的，應(yīng)當(dāng)依法進(jìn)行處理。

附件：1.政府采購項目檔案清單

2.政府采購檔案目錄（樣本）

二○一○年五月三十一日